人材不足の深刻化や、デジタルトランスフォーメーション(DX)の浸透に伴い、社内業務環境の刷新が課題となっています。BPMツールの導入は、そんな業務改善における起爆剤となる機能を備えており、多くの企業で導入が進んでいます。
本記事ではBPMとはそもそも何かについて紹介しながら、BPMツールの機能や、導入に伴うメリットについて、ご紹介します。
BPMツールとは
そもそもBPMはBusiness Processing Managementの略称で、日本ではビジネスプロセス管理として知られています。BPMの実践によって、業務プロセスをモデルとして仕組み化し、業務の進捗管理を効率よく進めたり、目標設定を行いやすくしたり、計画・改善を効率化したりできる効果が期待できます。
BPMツールは、そんなBPMの実践をサポートしてくれるシステムです。ツールがなければ手動で管理しなければならないプロセスも、全て自動的にモニタリングが可能になります。
BPMツールの主な機能
BPMツールの主な機能としては、以下の3つが挙げられます。
モニタリング機能
1つ目の昨日は、モニタリング機能です。実際の業務プロセスが正しく実行されているかをリアルタイムで監視し、あらかじめ設定した目標が達成できるかどうかを分析してくれます。
適切なプロセスが実行できていない、あるいは目標達成に遅れが生じる可能性がある場合、目標達成に必要な修正プランを提案できます。
シミュレーション機能
2つ目は、シミュレーション機能です。あらかじめ設定したビジネスプロセスが、どのように動作するかを分析し、その結果を伝えてくれます。
設計したビジネスプロセスは、実際に動作してみるまでは適切なパフォーマンスを発揮するかどうかが見えないものですが、BPMツールのシミュレーション機能を活用することで、あらかじめ結果を予測できます。
ビジネスプロセスの改善にかかる時間や手間を削減し、短期間での業務改善を実現します。
モデリング機能
3つ目はモデリング機能です。自社の業務フローがどのようなモデルで表現できるのかを支援し、プロセスの可視化を促します。業務フローが図や数値に落とし込まれることで、解消すべき課題を発見したり、改善の余地のある業務を把握したりできます。
現在、どのような業務によって事業が成立しているのかを、俯瞰的に捉える上で役に立ちます。
BPMツールの対象業務
BPMツールを導入することで効率化できる業務は多岐に渡ります。以下は、主なBPMツールの導入対象となる業務です。
商品の販売・開発
1つ目は、商品の販売や開発といった業務です。商品が販売までに至るまでのフローや、開発プロセスを可視化することで、販売スピードや販路の改善、開発速度や開発品質の改善を促進でキアmす。
会計・人事
2つ目は、会計や人事といった経理・労務管理業務です。作業ルーティンと化している業務の有無や、どのような部分で意思決定や承認作業が求められるのかを明らかにし、承認スピードの改善や、作業労働の解消に向けた取り組みを後押しします。
経営管理
3つ目は経営管理です。事業のビジネスモデルの全容を把握し、更なる成長のために必要な改善ポイントを把握したり、意思決定を下す際の参考として可視化されたモデルを確認したりできます。また、基幹業務と支援業務の全容を把握、および紐付けを促し、無駄のない組織活動を促進します。
BPMツール導入のメリット
BPMツールの導入は、企業に多くのメリットをもたらすことが期待されています。
業務プロセスを見える化できる
最も大きいメリットは、業務プロセスの見える化です。これまで曖昧だった各業務の工程を全て見える化し、不要な業務と必要な業務の把握、業務改善の優先度の決定など、多くの組織改革のきっかけに繋がります。
ビジネス環境に柔軟性をもたらせる
今日では既存のビジネスモデルをアップデートしなければならない機会も増えており、システムの老朽化や市場ニーズのダイナミックな変化についていく必要があります。
BPMツールを導入してリアルタイムで事業をモニタリングすることで、どのような業務に限界がきているのか、あるいは最新のシステムで改善可能なのかを迅速に把握し、客観的なデータをもとに行動に移すことができます。
システム開発・運用コストを削減できる
BPMツールの導入に伴い、多くの社内システムは最新のものにアップデートされ、情報のデジタル化が進みます。結果、最新のシステム導入に伴う現場への負担や、改修コストは最小限に抑えられ、導入や運用に伴うコスト削減につながります。
BPMツール導入のデメリット
BPMツール導入には、あらかじめ把握しておくべきデメリットも存在します。デメリットを最小限に抑えられる工夫を検討の上、導入を進めましょう。
ツール導入に費用がかかる
まず、BPMツールの導入には他のシステム同様、導入費用が発生します。近年はクラウド式で導入できるサービスも増えており、初期費用は小さく抑えられます。あらかじめ予算を検討しておき、それに収まるようシステム導入を進めましょう。
既存環境を刷新する負担が発生する
BPMツールを導入し、業務フローがモデル化されれば、各部門での業務内容も大きく変わっていく可能性があります。業務フローの刷新には、各種システム導入に伴う金銭負担はもちろんですが、それを運用する現場社員の負担も発生します。
新しいシステムに馴染むためには相応の時間や慣れが必要なため、導入初期は一時的なパフォーマンスの低下なども考慮すべきでしょう。そのため、BPMツール導入は会社が閑散期の際に行うなど、タイミングに気をつけなければいけません。
BPMツール導入の際に検討すべき事
BPMツールの導入の際には、以下の3つの事項を検討の上、進めるのがベターです。
ツールの選定
1つ目のポイントは、ツールの選定です。BPMツールにはいくつかの種類があり、サービスに応じて提供している機能も多様です。まずは自社に必要な機能を見極めるため、自社課題をある程度把握した上で、ツールの導入を進めましょう。
社員向け研修の強化
2つ目のポイントは、社員向け研修の強化です。新しいシステムを導入するにあたり、実際に稼働させる前にはあらかじめ現場社員向けのマニュアル講習やワークショップを通じて、基礎技術を共有する時間が必要です。
BPMツール導入を短期間で進めてしまうと、十分な研修の時間が取れず、トラブルの原因となります。研修期間も踏まえて導入期間を設け、無理のない導入を進めましょう。
導入範囲の決定
3つ目は、導入範囲の決定です。最終的には会社全体にBPMツールが適用できるのが望ましいものですが、いきなり全社的な導入を進めてしまうと、現場でトラブルが起きた際、経験不足ゆえに対処方法がわからず、会社機能が停止してしまう場合もあります。
このような事態を回避するためにも、初めてのツール導入の際にはスモールスタートで導入を進め、組織にノウハウを浸透させてから段階的に実際のツールを普及させることをお勧めします。
導入を優先すべき業務については、社内で最も大きな負担が発生しているところを選ぶと良いでしょう。ツール活用のノウハウを蓄積できるだけでなく、社内で重荷となっている課題を解消し、業務効率化の実績を残すことができます。
まとめ
BPMツールは業務を可視化するためのツールですが、BPMを手動で実践するのは困難であるため、ビジネスモデルの改善を進めたい場合には、このツールが欠かせません。
BPMツールにはいくつかの種類があり、その機能も製品によって様々です。BPMツールに求める機能や、社内で抱える課題を把握した上で、正しいツールの導入を進めましょう。
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