業務プロセス改革というものは、企業の業務効率や生産性の向上には欠かすことのできない手法です。しかしながら、改革の方法を間違えると、業務プロセスが返って複雑化したり、業務効率が低下したりする懸念があります。そのため、業務プロセスの正しい改革の方法を確認しておくことが大切です。ここでは、業務プロセス改革の目的から具体的な進め方、成功のコツまでを詳しくご説明します。
業務プロセスとは
まず業務プロセスとは、ある業務から別の業務へと受け継がれていき、最終的に企業が利益を得るまでの業務の流れのことです。例えば、製品の開発から製造、販売まで行う企業の場合は、製品の開発、製造、販売、アフターサポートなど、複数の業務を連続的に成すことで、初めて利益を得ることができます。製造から販売までの道のりに問題があったり、業務効率が低かったりすると、思うように利益を得ることができません。
業務プロセス改革とは
業務プロセス改革とは、利益を多く上げるために業務プロセスを効率化するために改革することです。業務の担当者や連携の方法、作業工程などを見直し、業務プロセスが円滑に進むように改革します。一般的な業務プロセス改革の方法には、業務効率化によって残業時間を減らしたり、無駄な業務を減らしたり、ITシステムを導入して業務効率化したりすることなどが挙げられます。
業務プロセス改革と業務改善の違い
業務プロセス改革とは、業務プロセスを根本的に見直したり効率化を目的として運用ルールを変更したりITシステムの導入を行うことを指します。一方、業務改善は業務プロセスは変更せずに業務効率のみを改善することを指します。業務改善は業務プロセスよりも変化の度合いが小さいので、期待できる効果も低くなっています。ただ、業務プロセス改革よりも短い間隔で繰り返すことで大きな効果が期待できるので、業務プロセス改革を優先すべきとは言い切れません。
業務プロセス改革の目的
業務プロセス改革を行う時には、その目的を明確にすることが必要です。目的が不明瞭になってしまうと、業務プロセス改革の方法を間違えてしまう可能性があるからです。目的意識を持って改革するためにも、業務プロセス改革の目的を明確にしましょう。業務プロセス改革の目的を次に挙げていきます。
業務効率化による利益の増加
非効率な業務を効率化することで、時間あたりに生み出せる利益が増加します。例えば、業務効率を数値で表したとき、5の業務があったとします。これが10にアップすれば、2倍の業務遂行が可能になります。もちろん、心身の状態によって業務効率や生産性は変動しますから、シンプルに利益が2倍になるとは限りません。しかしながら、業務効率化は利益の増加に直結するので、積極的に成すべきと言えるでしょう。
業務効率が低下する原因としては、紙の資料を使用していることや、ファイルの書式に統一性がないため検索が困難であることや、オフライン作業でアプリケーションを利用するためチームメンバーにファイルをメールで送信する必要があることや、複数人の承認をもらうために複数部署に働きかける必要がある、といったようなことが挙げられます。これらの課題について、ITシステムの導入や運用ルールの変更などにより改善することで、業務プロセスが円滑に進むようになります。
属人化やブラックボックス化によるリスクの低減
特定の従業員に依存してしまう業務がある時には、その従業員が異動や退職をしてしまうと業務遂行に支障をきたしてしまう可能性があります。このようなリスクを防ぐためには他の従業員への情報連携や、技術を共有することなどが大切です。業務プロセス改革によって情報共有をスムーズに実施することで、業務効率を落とさずに属人化してしまうことやブラックボックス化してしまうリスクを回避することができます。
業務プロセス改革の進め方
業務プロセス改革を推進するときは、まず課題の洗い出しが必要です。課題を明確にしないまま改革の計画を立ててもうまくいかないことが多いです。期待していた効果を得ることができず、業務プロセス改革に費やした時間が無駄になってしまいます。業務プロセス改革の正しい進め方について詳しくご説明します。
1.課題を洗い出す
改革が必要な業務プロセスを見つけるために、各タスクにおける課題を洗い出します。例えば、顧客情報を紙で管理しているために目当ての顧客情報を検索するのに時間がかかる、日報作成だけのために帰社しており人件費が過剰にかかっている、といった課題が挙げられます。このように課題をクリアにすれば、それを解決するにはどのような改革が必要なのかが見えてくるでしょう。
2.課題の原因を特定する
次に、課題が発生している原因の特定をします。非効率な作業、マンパワーの不足、知識や技術の不足、整合性の取れていないシステムなどの課題が発生している原因を特定しましょう。課題の原因の特定ができれば、後は原因を解消できるようなシステムの導入、運用ルールの変更など、業務プロセスの改革方法を検討するのみです。
3.業務プロセスの改革による効果を予測する
業務プロセス改革による効果をあらかじめ予測して、実施する改革の優先順位を決めましょう。基本的には効果が高い改革から取り組みます。効果が低い改革から取り組むと、高い効果を実感できないために業務プロセス改革に対するモチベーションが低下してしまい、その結果、次回以降の改革の効果に影響を及ぼしてしまう恐れがあります。また、高い効果の業務プロセス改革から着手したほうが将来的に得られる利益が大きくなります。そのため、高い効果が期待できる業務プロセス改革から着手すべきなのです。
4.KGIとKPIの設定
業務プロセス改革で期待できる効果を考慮に入れて、KGI（改善目標）とKPI（KGIを達成するためにやるべきこと）を定めます。まず、業務プロセス改革で得られる効果をKGIに設定し、次に、KGIを達成すべきことをKPIに設定しましょう。
5.具体的な改革を立案・実行する
業務プロセス改革は、一度の改革で永続的な効果が望めるとは限りません。場合によっては毎月継続して改革を行う必要があります。どのような改革をどのように実施し、いつまで続けるのかを立案し、実行しましょう。例えば、業務プロセス改革を通じて業務効率化を実現し、利益を上げるのであれば、ITシステムを導入することによる作業効率の向上、アウトソーシングによる人件費の削減、ペーパーレス化による円滑な管理体制の構築などを実行します。
6.評価・改善
業務プロセス改革の施策によって、どの程度の効果が現れたのかを評価します。KPIの達成度を見るとよいでしょう。また、従業員から施策効果の体感について聞き取るのもよいでしょう。特に、業務プロセス改革を目的にITシステムを導入した場合は、使いやすさや継続のしやすさについて確認を取ることが重要です。業務プロセス改革の施策効果を評価した後は、改善策を立案しましょう。試行錯誤を繰り返すことで、より高いレベルで改革できるようになります。
業務プロセス改革の成功率を高めるコツ
業務プロセス改革の成功率を高めるために、次のコツを押さえましょう。
リアルタイムで進捗を把握するためのツールを使用する
業務プロセス改革の進捗や改善後の状況を可視化することで、メンバーから経営陣まで改革のモチベーションを維持しやすくなります。PDCAサイクルを円滑に回せるようになるため、業務プロセス改革のレベルが早く上がります。業務プロセスを可視化するツールを導入すれば、数値を図式化したり複数のデータを統合したりする手間が削減できるでしょう。
オンライン作業を導入する
作業効率の悪い例としてExcelやWordなどでオフライン作業したファイルをメンバーにメールで送信するという場合があります。誰がどこを編集したのかもわからないため、トラブルが起きたときに対処できないリスクもあります。そこで利用したいのがオンライン作業ができるGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントです。リアルタイムで同時編集が可能であり、編集した人物のアカウントが記録に残る、変更履歴を辿って復元できるなどのさまざまな利点があります。そのほか、オンラインストレージでファイルを共有する方法も便利です。資料を手渡しする必要がなく、出先からもパソコンやスマートフォンなどからファイルを確認できます。
定期的に進捗を報告する
業務プロセス改革の進捗を定期的に報告することは、メンバーのモチベーション維持に繋がります。また、施策の効果が予想よりも低い場合、違う施策に着手することに切り替えることで時間を無駄にしないようにできます。そのため、スケジュール通りに施策が実行されているかを定期的に確認しつつ、中間評価の期間を設けてPDCAサイクルを回すことをおすすめします。
複数の改善策を用意する
業務プロセス改革の施策を実施してしばらくすると、予想外に効果が低い、施策に重大な欠陥が見つかったなどの理由で計画が倒れる場合があります。この場合、課題の洗い出しや施策の検討を改めて行うのは非効率です。あらかじめ、複数の施策を用意しておき、必要に応じて計画を立て直しましょう。
まとめ
業務プロセス改革は、企業の利益向上や従業員の負担を軽くし、コスト削減などに繋がります。ただし、十分な効果を得るには、適切な手順で進めなければなりません。施策に優先順位をつけて、効果が高い施策を優先的に行うことが重要です。今回、ご説明した業務プロセス改革の目的や進め方、成功のコツなどを参考にして、業務プロセス改革を適切に進めましょう。
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