企業にとっての業務効率化とは、多くの会社において対応すべき課題の一つとなっていますが、煩雑になってしまった業務を数多く抱えている組織においては効率化するにも限界があります。 そこで近年注目されているのが、業務プロセスを可視化することで、業務が整理されて効率よく働ける仕組みづくりを推進する手法です。今回は、そんな業務プロセスを可視化することによって得られる効果や、実際の導入方法についてご説明いたします。
業務プロセスの可視化とは
業務プロセスの可視化は業務の見える化とも呼ばれており、言葉や数字で業務プロセスをより具体的に表し、見える化させようという取り組みです。 これまで業務は口頭で継承されたり、担当者の感覚で引き継がれることが一般的でしたが、業務可視化の過程においては、これらを全て明文化する事が求められます。また、業務遂行のためにどれくらいの時間がかかっているのか、どれくらいの予算がかかっているのかを数字にする事で、実態が不透明だったプロジェクトがリアルタイムで検証され、業務の効率化へとつながります。
なぜ業務プロセスの可視化が必要なのか
業務プロセスを可視化する作業はある程度の導入負担が強いられる一方で、それが直接売上に貢献することは少ないため、一見すると無駄の多い作業であるとも思われるかもしれません。しかし、それでも業務プロセスの可視化に多くの企業が動いているのは、以下のような背景が大きいと考えられます。
慢性的な人材不足
一つ目は、慢性的な人材不足とその深刻化です。少子高齢化社会が日本でも浸透する中、若い働き手が年々減少しているだけでなく、熟練の労働者も次々と第一線を離れています。 熟練労働者が現場を離れてしまうと、単に労働力が減少するだけでなく、長年培われてきたノウハウも消失してしまうため、単なる労働力不足以上の問題が発生する可能性があります。技術を継承しようにも、新しい人材が入ってこないなら、企業の財産として培われた高度な技術が失われてしまうでしょう。 このような無形の資産を企業に残していくプロセスの一つとして、業務プロセスの可視化は必要と考えられています。
従業員拘束時間の増加
二つ目に、従業員の拘束時間の増加です。働き手が不足すると、多くは既存の従業員がその負荷を担うこととなり、どうしても長時間労働や残業が慢性化してしまう企業体質になってしまいがちです。 業務プロセスの可視化によって、業務を見直し、無駄な工程を省くことで、従業員それぞれにかかる負担は軽減され、働き方改革の推進に役立つでしょう。
コスト削減の限界
三つ目は、コスト削減には限界があるからです。特に製造業においてコスト削減はすでに限界を迎えているとも言われており、既存業務の無駄を極力省くことで価格を維持させることが必要とされています。 というのも、これまでは工場を物価の安い海外に移転することで、大幅に人件費を抑えてきました。しかし近年はそれらの国々も経済発展が進み、物価も急速に値上がりしたことで、日本と大差ない人件費が発生するようになりつつあります。 また、原材料費や生産コストについてもエネルギー価格の高騰や周辺諸国の経済成長によって、やはり上昇傾向となっており、材料費や人件費でのコスト削減には限界があるといえるでしょう。 そのため、業務プロセスを可視化して既存の業務を整理することで、根本的なコスト削減につながるアプローチを探っていく必要があります。
DXの推進
四つ目の理由は、デジタルトランスフォーメーション(DX)の推進です。高い生産性やコスト削減において、有効とされるのがITツールの導入を伴う業務改革ですが、その前提として業務の見える化、つまりデータ化を避けては通れません。 これまでアナログ主体だった企業は、まずは業務を可視化するところから始める必要があります。業務プロセスの見える化が進んでいるのも、DXの必要性が高まっていることが背景に挙げられます。 業務プロセスの可視化をきっかけに、組織全体のICT活用を進ていくのが理想的といえるでしょう。
可視化ができる主な業務
実際、業務プロセスの可視化をする場合、どのような業務で実現可能なのでしょうか。結論から申し上げますと、あらゆる業種や業務において見える化を推進することが可能なのです。ここではわかりやすい事例として、以下に2つの業務の可視化をご紹介します。
営業
営業活動における業務プロセスの可視化は、業務全体を広く見渡すのに役立ちます。担当者がどのようなシナリオを用いて見込み客にアプローチをかけているのか、どの見込み客とコンタクトを取り、感触はどのようなものであったか、また社内での情報共有やフィードバックはどのように行っているかなどを把握することは、見込み客へのよりスピード感のある対応へとつながります。 また、ベテラン担当者と新人担当者の業務プロセスの違いや、改善すべきポイントがわかりやすく注目できるようになるでしょう。
製造・生産
製造・生産業務では、商品の生産をいかにして効率よく行うか、品質を高めるためにはどうすれば良いか、というノウハウの共有が重要になります。 これまで生産の現場では「長年勤めることで技術を磨く」「熟練の技を見て学ぶ」といった、非言語的なノウハウの継承が行われてきました。業務プロセスを可視化する上では、これらをあえて言葉で伝えられるような形式でマニュアル化することで、ノウハウの提供を短期間で実現する事ができます。 一度マニュアルに落とし込んでしまえば、熟練の技術者がその場にいなくとも高いレベルでの継承と共有が可能となるため、長時間労働を回避したり、高齢になっても働き続けなければいけない、という健康リスクの回避も期待できます。
業務プロセスの可視化で得られるメリット
業務プロセスの可視化は、実に多くのメリットを実践企業にもたらしてくれます。プロセス可視化のメリットについて、主な利点をご紹介します。
ボトルネックを解消して業務効率化が進む
一つ目のメリットは、ボトルネックを解消することができることです。工程が複雑になっている業務においては、一つの工程が遅れてしまうと、業務が滞ってしまい、後工程のスケジュールに対して大きく影響してしまうことがあります。業務を可視化することによって、悪影響を与えている工程が特定することができ、その原因を解消することで業務全体を遅延させず、なおかつ生産性を高める事ができます。
属人化を回避できる
二つ目のメリットは、属人化の解消です。例えば、特定の担当者あるいは熟練の従業員でなければ対応できなかった業務が、手順や取り組み方などを可視化しておくことで、誰が担当しても同じように作業を進められます。体調不良や退職などでの業務継承も容易に行えます。
意思決定を迅速に行える
三つ目のメリットは、意思決定の迅速化です。これまで業務が不透明だったために、的確な判断に遅れが生じていたのが、プロセスが可視化されることで、そのときどきに応じて臨機応変な対応ができます。 素早い判断を常に出せる環境を整備し、より効率的で柔軟性のある組織作りを実現します。 企業としては内部統制の強化にもつながりますし、事業の目標達成や法律違反にならないよう定められた決まりごとの遵守は、サステナブルな組織経営には欠かせません。また、業務そのものをコントロールする能力を高め、適切な働き方を維持するうえでも役立ちます。では実際に業務プロセスの可視化を進めていくには、具体的にどんな手順が必要になるのでしょうか。業務プロセスの見える化を進める方法についてご紹介します。
スキルマップを描く
まずは、従業員の持つスキル、そしてその習熟度を一定の評価軸をもとに一覧表にしていきます。 従業員の能力を具体的に判断することは難しいものですが、それらを可視化することで、誰がマニュアル作成に携われば良いのか、誰に研修を受けてもらうべきか、といった判断を下せるようになります。
プロセスマップを作成する
続いて、プロセスマップを作成します。プロセスマップとは、可視化したい業務がどのような工程に基づいて進められているのか、プロセス全体を視覚的に表した図です。 業務開始から終了まで、一連の流れをステップごとに分解し、そこでかかる時間や費用などを明確にしていきます。
マニュアルを作成する
作成したプロセスマップをベースに、業務マニュアルの作成を行います。プロセスマップだけでは情報を得ることが難しいこともあるため、現場で働く従業員のためのマニュアル作成も行いましょう。 事前に作業の内容や手順を具体的に整理しておくことで、分かりやすく迅速な理解を促せるマニュアルを作成できます。
業務の可視化を進める上でのポイント
業務プロセスの可視化を進める上では、上記のステップを踏襲しつつ以下のポイントを押さえることで、更なる改善が実現します。ぜひ実践に繋げていきましょう。
全社的なデータ活用を推進する
一つ目のポイントは、全社的なデータ活用の推進です。業務プロセスを可視化することにより、単一業務のデータ化を実現すると同時に、データをより効率的に使う仕組みづくりを推進していくことも大切です。 全社で顧客情報や業務の進捗情報などのデータを共有し、誰でもどこからでも取り出せるような環境を整えることで、更なる業務の効率化を進めましょう。
ツールを導入して管理を自動化する
二つ目のポイントは、ツールの導入です。RPAやSFAなどのデータ活用を自動化できるツール導入が有効です。どれだけ業務を見える化しても、運用する従業員が全てマニュアルで対応していては、せっかくの機会をうまく活かす事ができません。 コミュニケーションツールは、情報の共有や担当者間の連携を円滑にすることができますし、時間を管理するツールは、どれだけの時間をかけたのか、それが妥当な時間なのかを判断するのに役立ちます。このようにさまざまなツールが存在するので、自社に適したツールの選定に力を入れましょう。
ツール活用に向けた社員研修や人材獲得を実施する
三つめはDX人材の確保です。本格的なツール導入、及びデータ活用を進めるためには、それを推進するDX人材が必要になります。従業員向けにIT研修を実施したり、DX人材の募集をかけるなど、社内のDX化を進めていきましょう。
まとめ
業務プロセスの可視化は、それだけでも業務の効率化という効果が期待できる一方、更なるデータ活用の機会にも恵まれることとなります。コスト削減に向けた動きが難しくなる中、業務の見直しを図ることは大きな効果が期待できます。そしてせっかくの業務可視化の機会を有効活用するために、社内のデータ活用環境の整備も同時に進めていきましょう。
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