企業が今以上の成長を目指すときは、現在の業務を定期的に見直す必要があります。それは、ただ単にビジネス規模の拡大を目指すのではなく、現在の業務の改善を行うことで、利益率を高めることや、従業員の業務効率化を高めることが可能になります。 今回は、そのような業務改善を行う時の最適な方法や、成果を出すことができる業務改善の進め方について、ご紹介します。
業務改善とは
業務改善は、一言で言うと文字通り業務の改善につながる施策を実施することを指します。業務をより効率よくするためには、既存の業務における課題を発見するだけではなく、確実は解決策を実施することが必要です。 既存の業務ではどのような課題があるのか、あるいはどこに改善する余地があるのかを的確に発見し、その問題に対する適切な解決策を提案したり、実行に移せる力と枠組み作りがを行うことが効果的な業務改善には不可欠となっております。 また、業務改善というのは一度だけ取り組めば良いというものではなく、できる限り定期的に継続していくことが理想的な形です。そのためにも、継続して取り組むことのできる環境を作る、ということについて、一度見直すことをおすすめします。
業務改革(BPR)との違い
「業務改善」と同じような言葉としては、「業務改革」というものがあります。文字だけを見ると「改善」か「改革」かの違いになるのですが、取り組む内容としては大きく違います。 まず、業務改善というのはあくまで既存業務の見直しを目指すものであり、通常業務の中の無駄な作業項目や、費用負担の大きな部分を改善することで、スマートな業務へと改善するための取り組みのことです。 一方の業務改革ですが、抜本的な取り組みをすることで業務を再構築していくという大掛かりなプロジェクトです。事業そのものを見直す、というところからスタートする必要があるため、気軽な手直しのつもりで取り組むことはできない、ということに注意しなければなりません。 また、業務改善と業務改革は完全に違うものではなく、業務改革の一環として現在おこなっている業務改善に取り組む場合があることも覚えておきましょう。
業務改善で得られるメリット
業務改善は業務改革に比べて気楽に取り組むことのできるプロジェクトなのですが、得られるメリットは大きなものです。主に期待できるのは、以下の3つのメリットです。
①コストパフォーマンスの改善
1つ目のメリットは、コストパフォーマンスの改善です。業務を進めるうえでかかっていた、無駄な経費を削減することで、今までと同じ生産性を発揮しながらも経費削減を可能にすることができます。 経済的な業務形態を実現することで、利益率を上げることが可能になります。
②生産性の向上
2つ目のメリットは、生産性の向上です。業務にかかる無駄な経費を削減するだけではなく、余計に発生していた業務作業やコミュニケーションコストを削減することで、就業時間を圧迫せずに生産力を上げることができます。 時間内に業務を終わらせることのできる環境を作ることで、生産力向上はもちろん、残業時間を減らすこともでき、労働基準法に沿った働き方を推進することができるとともに、残業代の削減にもつながります。 従業員にとって働きやすい職場を提供することは、従業員の定着率を改善することにもつながります。
③商品・サービスの品質向上
3つ目のメリットは、商品やサービスの品質向上です。余計な経費を削減することができると、浮いたお金で自社のサービスや商品をこれまでよりも安い値段で提供することができ、競合との差別化をすることができるようになります。 また、価格への上乗せを抑えながら、従業員のパフォーマンスを最大限に高めることのできる仕事環境を作ることができるため、自社サービスや商品のクオリティの改善にもつながります。仕事がしやすい環境があり、自分の能力を存分に発揮できる会社になることで、優秀な人材も集まってきます。 既存の従業員にとって良い職場であることはもちろんですし、将来有望な新しい人材を獲得することで、今まで以上の高品質な商品や、新しいビジネスモデルを構築することが可能になります。
業務改善で取り組むべき問題の事例
業務改善という言葉は同じでも、具体的な取り組み内容というものは企業が直面する課題が違うためそれぞれ違う取り組み内容となります。ここでは、業務改善を行う目的である目指すべき目標設定について、一般的な事例を見ておきましょう。
無駄な作業の削除
業務ごとに存在する上発生する無駄な作業の見直しは、業務改善における典型的な取り組みです。現在の業務内容を見直し、いつ、どのような作業がどれくらいの無駄を生んでいるかを探し出し、それらの無駄と思われる作業をカットすることでどのような効果が得られるのかを検討してみることをお勧めします。時間的コスト、金銭的コスト、精神的コストといったあらゆる観点から成果を期待することができます。
人員配置の最適化
2つ目は、人員配置の最適化です。上記で説明したような業務の無駄を省く、ということは、ICTを活用することはもちろんですが、仕組みを検討するだけではなく人員の配置も改善する必要があります。 適材適所という言葉があるように、従業員それぞれの能力や性格の違いに目を向けることで、最適な配置場所が見えてくるのです。従業員のスキルセットを見える化できるシステムがあるならば、ベストな人員配置が可能となり、その結果パフォーマンスを最大化することができます。
人材育成の最適化
3つ目は、人材育成の最適化です。長期にわたって生産性を高めていくことを目指すためには、現在のスキルセットだけに満足するのではなく、将来を見据えた人材育成に対応する必要があります。最近注目されているデジタルトランスフォーメーション(DX)も、DXのスキルを持つ人材が市場に不足しているという理由から、大手企業をはじめとして自社でのDXスキルを持つ人材育成が進んでいます。 上記のことから、自社における育成プログラムを見直し、パフォーマンス改善を目的とした新しい研修システムの導入や、長期的な計画の中でのカリキュラムの抜本的な見直しが必要となります。
コア業務・ノンコア業務の明確な分類
「業務の無駄を省く」ためには、コア業務とノンコア業務を明確に分け、それぞれの対処法を考えることも必要です。自社にとってどのような業務が売上に直接貢献しているのか、また、事業とは直接関係のない業務はどの業務なのかを明確に把握することで、人員の配置や分配、予算の見直しを効率よくお行うことができます。 ノンコア業務として分別された業務については、外部にアウトソーシングすることで、業務結果レベルを維持したまま効率化を実現できるようなケースも出てきます。業務すべてを一括りにしない、というアプローチで進めることも大切です。
業務改善の進め方
業務改善として取り組むべき課題や最終ゴールが明らかになったので、続いては業務改善それ自体の進め方を紹介します。必要な手順を踏みながら業務改善を行うことで、より良い結果へと結びつけることができます。
問題発見と分析
業務改善としてまず最初に取り組むことが必要なことは、問題発見と分析です。業務の中で、どの部分で問題が起こっているのか、問題はどれぐらい重要なのか、どれだけ負担がかかっているのかなど、定量的に問題を理解することを心掛けてください。また、問題を洗い出した後は、その問題がどのような理由で発生しているのかを分析してみましょう。業務上のどこに負担の原因があって、どうして慢性化しているかを理解することで、解決につながる糸口を見つけます。
解決策の検討
問題点を把握した後は、具体的な解決策を考えていきます。どのような仕組みにしていけば良いのか、どのようなソリューションサービスが効果的なのかなど、最低な選択肢を選ぶことができるよう多方面から考えることが大事です。解決策のどれか一つを選ぶというではなく、あらゆる角度から解決策に取り組むことが良いという場合もあります。無理やり一つの解決策を選ぶより、時間や予算が許すならば、色々な解決策を試してみることが重要です。
ソリューションの実行と評価
解決策を選んだ後は、実際に行動するフェーズに移ります。システムを導入する時は、業者の選定や導入に向けた要件定義の打ち合わせなどが始まるため、時間をかけて実行する必要があります。ソリューションを導入し、運用開始した後は、定量的に効果を測定してください。導入したソリューションでどれくらい効果が出ているのか、期待通りの成果が得られたのかどうか、について見直すことが重要です。期待通りの成果が得られなかったときはもちろんですが、期待以上の成果を得られた場合においても、きちんとその原因を分析することが重要です。実行したことに対する分析を忘れずに行い、次回の業務改善に向けてレポートを作成しておくようにしましょう。
業務改善につながるソリューションの例
続いて、業務改善の成果が出る具体的なソリューションの例についても見ておきましょう。あらゆる解決策が提案されると思いますが、主に採用されているのが以下の2つです。
①業務の可視化
業務の可視化は、典型的な業務改善施策の一つです。申請するところから承認するところまでのワークフローを可視化させ、経費精算をオンライン化し、人事評価の指標をシステムで管理する、などあらゆる方法で可視化を実現させることができます。業務の可視化において大切なことは、Webサービスやソフトウェアの導入・刷新です。新しい機能を使うことができる環境へ変更することで、高い効果を期待できます。
②ICTの導入
業務を可視化すること以外にも、ICTの導入というのは業務改善にとって有効な解決策です。勤怠管理システムを導入することで、自宅や出張先から勤怠入力行うことができるようにしたり、ホワイトボードをオンライン化するコミュニケーションツールを導入することで、リモート環境でも円滑なコミュニケーションを取ることができるようになったり、様々な有効な方法があります。目的や課題ごとに、ICTを使い分けるようにしましょう。
業務改善に役立つフレームワーク
業務改善の効果を最大限に拡げるためには、以前から利用されてきたフレームワークを活用することが大切です。これから、業務改善を目指すときに効果的な、よく使われるフレームワークを3つご紹介します。
①PDCAサイクル
PDCAサイクルは、最も有名な業務改善フレームワークです。Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の4つのフェーズを順番に繰り返していくことで、効率よく成果を出す改善施策をおこなうことができます。改善施策を実施したままにするのではなく、実施した計画を確認し、分析し、そののちさらに改善を加えることで、業務改善の結果をより高めることができるようになります。
②ロジックツリー
ロジックツリーというのは、把握した問題について、その原因を論理的に分析し、根本的な原因を見つけるためのフレームワークです。問題と関係していると予想される要因をツリー状に書くことで、そこから根本的な原因を発見するため、網羅的に原因を分析するのに役立ちます。
③バリューチェーン分析
バリューチェーン分析というのは、お客様に商品やサービスを届けるまでのプロセスにおいて、最も価値が大きいのはどのプロセスなのか、ということを明確にする手法です。どのような強みを、どこのプロセスで発揮できるかは企業によって違うため、バリューチェーン分析を行うことで、自社の強みを改めて確認し、お客様へ届けるべき自社の価値に集中してビジネスを拡げていきます。
業務改善の際に押さえておくべきポイント
業務改善の実施においては、以下の3つのポイントを整理し、改善フローに取り入れることが大切です。
①課題と目標を明確にする
1つ目のポイントは、課題と目標を明確にし、具体的にすることです。業務改善の実施内容は、まず課題を見つけ、その課題を解決することで成果が出る必要があります。どの課題を解決するのか、その課題を解決することでどのような成果を得ることができるのか、を明らかにしてから進めるようにしましょう。コスト20%減、売上1.5倍達成など、数値目標を立てることができると良いでしょう。
②現場へ一定の裁量権を与える
2つ目のポイントは、現場へ一定の裁量権を与えることです。意思決定権を持つ人物が現場にいるのであれば問題はないのですが、そうではない場合、現場のニーズにあった業務改善の実施内容を行えない場合があります。このようなギャップがないようにするためにも、ソリューションを導入する時には現場へのヒアリングやシステムのテスト運用を行うことなどで、ベストと思われる選択肢を選ることができるような決定権を与えることが望ましいです。
③ICTの積極的な活用を促す
3つ目のポイントは、ICTの積極的な活用です。業務改善は現在の業務フローを改善する取り組みですが、アナログ業務が多いとか、古いシステムを使い続けている、というような場合は、ICTによる新しいサービスの利用を積極的に検討し活用することがおすすめです。
まとめ
業務改善は定期的に継続的に取り組んでいく必要があるため、長期的に実施可能なプランが求められます。最新のICTを検討し、活用することで、業務の可視化やデータの数値化が簡単に実現できるだけでなく、クラウドサービスであればあらゆる働き方にも対応することができるため、多くのメリットを最大限に活かすことができます。そのため、最適なソリューションを検討し、選択し、実行していきましょう。
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