組織課題を解決するための根本的な手段として、業務プロセスの改善に眼を向けるという方法があります。業務プロセスを可視化し、マネジメントを効率化するBPMツールの導入は、人材不足などの背景もあり、各企業で進められています。この記事では、BPMツールの導入メリットや導入のポイントについて、解説します。
BPMツールとは
そもそもBPMは「Business Process Management」の略称で、日本語では業務プロセス管理などと呼ばれています。日々の業務はある程度定型化されており、各ステップにおいてノウハウの蓄積が行われています。これらのプロセスを明文化し、ノウハウを適切に管理することをBPMと呼んでおり、更なる業務効率化やコスト削減に向けたPDCAサイクルを構築するきっかけをもたらします。
BPMツールは、そんなBPMを効果的に推進するためのサービスであり、BPMツールを使うことでこれまでBPMを実装したことがなくても、比較的容易に業務プロセスの改善を進められます。
ワークフローシステムとの違い
BPMツールと似たようなサービスとして、ワークフローシステムというものもあります。ワークフローシステムは、組織における承認や決裁の工程を効率化するためのシステムで、組織内の意思決定を高速化する上で役に立ちます。一方、BPMツールは組織における製造や営業、販売といった業務を効率化するためのシステムです。
両ツールは共通する機能もあるものの、導入の目的が異なるため、それぞれで異なる機能も備わっています。ワークフローシステムかBPMツールかではなく、業務課題を解消する上で適切なシステムを片方、あるいは両方導入することが大切です。
BPMツール導入のメリット
BPMツールの導入は、導入企業に多くのメリットをもたらします。
客観的な課題発見が進む
BPMツールは、既存の業務プロセスを明らかにする必要があるため、その過程を通じて客観的に日々取り組んでいる業務を捉えられるようになります。客観的に業務を俯瞰すると、現場で従事している時には気づかなかった不合理なプロセスや、改善の必要がある業務なども見つかるようになり、業務改善を行う上でどこから手をつければ良いのか、優先順位をつけられるようになります。業務改善効果を高めるための、本質的な課題発見のためには客観性のある意見や視点が不可欠となるため、BPMツールの導入がそのきっかけをもたらします。
進捗を可視化してスケジュール管理が効率化する
業務プロセスの可視化が進むことで、日々の業務の進捗状況をリアルタイムで管理できるようになります。業務の遅れやリスケジュールが常態化している場合、現場の進捗を正しく管理できていないことが問題の一つに挙げられますが、その根本的な原因は、業務がどれくらい進んでいるのかを逐一確認できないことにあります。
進捗が常に可視化されるようになれば、それぞれのプロセスが完了するまでの期間や時間を具体的に把握することができるため、直前でのスケジュール変更の必要がなくなります。余裕を持ってスケジュールを調整したり、担当者のタスク配分を見直したりすることで、無理のないスケジュールを実現できます。
部門間の連携が強化できる
BPMツールがあれば、部門間の連携強化の改善にも期待が持てます。業務プロセスが客観的にあきらかになることで、どの部門の負担が最も大きくなっているか、余裕のある部門はどこかということも分かるようになります。業務の配分を見直したり、その部門では扱う必要のない業務を取り除くか別の部門へ任せることで、組織としての連携力を高められます。データ主導の業務遂行を実現するBPMツールですが、現場の声をきちんと吸収したうえで業務効率化を進めなければ、偏った業務負担が発生する組織となりかねません。データを正しく活用するためにも、健やかに働ける環境づくりをBPMツールを使って実現しましょう。
コスト削減につながる
BPMツールを使って組織の人員や設備、ノウハウを把握することで、リソースの最適化が行えます。多くの企業で昨今は人材不足が叫ばれているものの、その一方で業務効率化に向けた取り組みを実践している企業はまだまだ少ないと言えます。人材不足や人材コストの増加に対応するためには、自社に必要なスキルを持った人材を正しく確保し、適切な設備を設け、効率よく働いてもらう必要があります。そのためのきっかけをBPMツールがもたらしてくれるので、結果的に少数精鋭でのコストパフォーマンスに優れた組織作りを実現できます。
BPMツールの導入そのものには相応の予算を計上する必要がありますが、長期的に見れば企業のコスト削減に貢献します。
ノウハウの共有や継承を効率化できる
組織課題として、業務が少数のベテランに属人化しているケースが挙げられます。ベテラン社員の経験とスキルは頼りになるものですが、彼らもいつかは引退し、第一線を退いてしまうため、その能力を継承する人材が必要です。漠然と優秀な社員が訪れるのを待つだけでは、熟練の社員が退職するまでに彼らを見つけられない可能性もあります。そんな時にはBPMツールを活用することで、効果的なノウハウの継承を進められます。
BPMツールは、各業務のノウハウやスキルを記録し、具体的に明文化することで知識として会社にその経験を蓄積することができます。つまり、新入社員でもそれらのデータベースを参考にすることで、熟練社員と同じ経験やスキルを短期間でインプットし、第一線で活躍できる可能性が高まるというわけです。
適切なノウハウ共有を促進し、企業の持続性を高めましょう。
BPMツールの主な機能
BPMツールの主な機能は、以下の3つに分けることができます。
モデリング
モデリング機能は、業務プロセスを洗い出してモデル化する作業を担当する機能です。自社の業務フローを図に表すことにより、視覚的に誰でも簡単に流れを追うことが出来ます。業務フローが明らかになっていないと、どんな業務が行われているのか、どんな手順で進んでいるかがわからず、課題発見を阻害するため、業務改善を進める際にはまず実施しなければなりません。
BPMツールはフレームワークをユーザーに提供し、そんな業務フローのモデル図作成をサポートします。
モニタリング
モニタリング機能は、業務フローを参考に改善した新しいシステムが、組織内で正しく機能しているかを監視する機能です。設計時に期待した、あるいは目標として設定した数値などが達成されているかどうかを定期的に確認します。設定目標が達成できていない場合、どのような点で想定とは異なる事態に陥っているかを指摘し、改善のきっかけを指摘してくれます。設定目標を達成している場合も、何をすれば更なる改善につながるのかをアドバイスしてくれます。
シミュレーション
シミュレーション機能は、作成した新しい業務フローが正しく機能するのか、導入前にシミュレーションするための機能です。既存の業務フローをもとに、改善した業務プロセスはどれくらいの導入効果があるのか、あらかじめ設定していた目標に、この改善施策で達成できるのかどうかなどを事前に測定できます。実際に施策を実行する前にシミュレーションができるので、比較的短期間で成果を出すうえでは欠かせない機能です。
BPMツール導入のポイント
BPMツールの導入はBPM施策を成功させるうえでは欠かせない製品です。BPMツール選びの前にはどんなことを心がけるべきなのか、最後にご紹介します。
導入目的を明確にする
端的に言えば、BPMツールを導入すればすぐに企業課題がなんでも解決するわけではありません。BPMツールの導入はあくまできっかけであり、成果を出すためにはツールを有効活用するノウハウと目的意識が必要です。BPMツールにはいくつか種類があるため、自社の課題に合わせた導入がベターです。導入目的をあらかじめ明らかにし、適切な製品を選びましょう。
解決すべき課題に優先順位をつける
企業課題は、各組織で複数抱えていることが一般的です。BPMツールを導入する際には、まず解決した方が良い課題はどんなところにあるのかを把握したうえで、それに適した製品を選ぶことが大切です。優先順位の低い課題解決に先に取り組んでも、現場は改善効果を実感することが出来ません。現場へのヒアリングも重ね、適切な課題解決を目指しましょう。
継続して改善に取り組む
企業課題や改善ポイントは次々と現れるものであるため、一度改善したからといってBPMツールが不要になることはありません。モニタリング機能を活用するなどして、継続的な課題解決やより優れた成果を目指して施策を実行しましょう。
まとめ
BPMツールは企業課題の改善を目指すうえで、大きな役割を果たせる製品です。これを使いこなすうえでは、BPMという取り組みへの理解を深め、適切な課題設定の上で運用することが大切です。まずは社内でどのような課題が問題となっているのか、どんな目標を達成したいのかを検討しながら、BPMツールの導入を検討すると良いでしょう。
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