【業務可視化】改善前に必ずやるべき事/進め方を解説

業務改善前に必ずやらなくてはいけないこととは？

業務改善を行うには、まず、どこに問題があるのか認識することが必要です。そのためには現在の業務内容がわからないと改善することができません。まず、【現状業務を見える化】を行い、問題を洗い出すことが重要となります。

【現状業務の見える化】とは、図のような業務プロセス図を作成することで、業務の流れや業務の担当者を「見える化」することをいいます。
この資料をもとに、現状業務を把握し、問題の洗い出しや改善案の策定を行い業務改善に繋げましょう。

【業務の見える化】のメリットとは

【業務の見える化】には、さまざまなメリットがあります。これからひとつずつ説明していきます。

現状業務について共通認識から議論の活性化へ

各部門における業務の内容や役割など、議論の前提となる現状業務への認識を共有することができます。
部門同士の相互理解が進むことによって、本質的な議論がしやすくなり活性化へと繋がります。

５W1Hで問題点を洗い出しやすくする

５W1H（いつWhen、どこでWhere、誰がWho、何をWhat、なぜWhy、どのようにHow）を明確にすることによって、業務全体を俯瞰でき、現状業務のどこに問題があるのかを気づきやすくなります。

合意形成が得やすくなる

様々な部門の関係者を集めた場で、口頭だけで議論を進めようとすると、全体の認識を合わせるのに難航し、無駄に時間を浪費することが多くあります。
業務全体の流れを視覚的に表現した業務プロセス図をベースに議論すれば、業務の流れが一目で把握できるので関係者が理解しやすくなり、合意形成までの時間を短縮することができるでしょう。

それでは次に、業務改善の効果を最大化させるための進め方について解説します。

効果を最大化させるための進め方とは？

業務改善の効果を最大化させるためには、まず最初に「業務プロセス分析」を行い、それに従って３つのステップを踏むことをお勧めしています。今回は、この中の「②課題の把握」について詳しく説明します。

解決すべき課題の優先順位を決めるためのポイント

「②課題の把握」では、「①現状（AsIs）の見える化」で抽出した数多くの問題を「システム」「業務プロセス」「ルール」などのいくつかの視点から分類し原因を分析し、解決しなければならない課題の優先順位を決めていきます。「業務プロセス」に分類した課題の中で、業務上のボトルネックがある、手戻りが多い、時間コストがかかるなどの問題については定量分析を行って、どこにどのような原因があるのかを探ることがポイントとなります。

• 定量分析は３つのステップで進めます。一つずつかんたんに解説します。

「１．全体業務量の把握」では分析対象業務による各作業の年間所要時間を算出します。
「２．特性分析」ではビジネス上の価値があるかなどの観点から各作業の仕分け・特性分析を行うことで、無駄が含まれる作業種別（承認・決済、データ登録・変換など）を抽出します。
「３．改善対象の特定」では「２．特性分析」の分析結果から、無駄が含まれるものが多い作業種ごとに問題を深堀し、課題を明確にします。

まとめ【業務可視化】改善前に必ずやるべき事/進め方を解説

いかがでしたでしょうか？業務改善を行うには、まず、現状業務のどこにどのような問題があるのかを見つける必要性があります。

そのためには、【現状業務を見える化】することで、問題を洗い出すことが大切です。また、可視化で抽出した数多くの問題を「システム」「業務プロセス」「ルール」などの視点で分類し原因を分析することによって、解決すべき課題の優先順位を決めていくことも重要となります。